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Register "Dokumente"

 
Unter dieser Registerkarte können Sie die dem Mitarbeiter zugeordnete Dokumente verwalten.
Dafür werden die Dokumente nach Kategorien (Maßnahme, Gespräche, Mitarbeiter) aufgelistet.
Sie können Dokumente auch per Drag&Drop in in diesen Registerbereich hinzufügen.
 
Als Dokumente werden Unterlagen bezeichnet, die keine oder nur sehr seltene Aktualisierungen benötigen und prinzipiell für alle Mitarbeiter relevant sind.
Beispiele hierfür wären Arbeitsverträge, Zeugnisse, Sozialversicherungsausweise, Führerscheine etc.
 
 
Sie haben die Möglichkeit, eingescannte Dokumente (sofern sie im PDF-Format vorliegen) direkt im Programm zu hinterlegen. Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie ein Dialogfenster, über das Sie die gewünschte PDF-Datei auswählen und als Dokument hinterlegen können.
Hierüber können Sie die hinterlegten Dokumente öffnen und ansehen. Dafür wird auf dem PC das eingestellte Standard-Programm zur Ansicht von PDF-Dokumenten verwendet.
Dokumenten-Typ
Wählen Sie aus, um was für eine Art Dokument es sich handelt (z.B. Führerschein, Zeugnis).
Dokumentbeschreibung
Beschreiben Sie das Dokument kurz.
Dateiname
Zeigt den Dateinamen der hinterlegten Dokumenten-Datei an. Ein Doppelklick öffnet den Dateiauswahldialog.
Fälligkeit
Legen Sie fest, bis wann das entsprechende Dokument vom Mitarbeiter eingereicht werden muss bzw. soll.
Freigabe
Ist dieses Kästchen aktiviert (), können Führungskräfte auf das gespeicherte Dokument zugreifen.
Achtung:
Deaktivieren Sie das Kästchen, können auschließlich die Rollen Administrator und Personaler auf dieses Dokument zugreifen. Beachten Sie, dass Sie in diesem Falle die Rechte verlieren könnten.
 
Das Kontextmenü auf eine Zeile erlaubt das Öffnen, Kategorie verschieben, Wiederherstellen, Zuweisen sowie Löschen.
 
 
Dokument öffnen
Öffnet das Dokument und zeigt auf dem PC das Dokument mit dem zugehörigendem Programm an
Dokument verschieben
Über einen Dialog kann das Dokument in eine andere Kategorie verschoben werden:
 
 
Wird die Kategorie Maßnahme oder Gespräch gewählt, ist in einem Folgedialog das bereits vorhande Element (Maßnahme oder Gespräch) auszuwählen.
 
     
 
Dokument wiederherstellen
Stellt nicht mehr aufgeführte Dokumente aus dem Archiv wieder her und ordnet allen Dokumenten die Kategorie Mitarbeiter zu.
Alle Dokumente zuweisen
Erlaubt das Verschieben (inkl. Archiv) aller Dokumente der Kategorie Mitarbeiter zu einer anderen Person. Die Person ist im Folgedialog auszuwählen:
 
 
Löschen
Sofern das Dokument gelöscht werden soll, wird der Eintrag in der Datenbank gelöscht. Ein Löschen des Dokumentes im Archiv erfolgt nicht.