Register "Dokumente"

Unter dieser Registerkarte können Sie die dem Mitarbeiter zugeordneten Dokumente verwalten.

Dafür werden die Dokumente nach Kategorien (Maßnahme, Gespräche, Mitarbeiter) aufgelistet.

Sie können Dokumente auch per Drag&Drop in diesen Registerbereich hinzufügen.

Als Dokumente werden Unterlagen bezeichnet, die keine oder nur sehr seltene Aktualisierungen benötigen und prinzipiell für alle Mitarbeiter relevant sind.

Beispiele hierfür wären Arbeitsverträge, Zeugnisse, Sozialversicherungsausweise, Führerscheine etc.

	Sie haben die Möglichkeit, eingescannte Dokumente (sofern sie im PDF-Format vorliegen) direkt im Programm zu hinterlegen. Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie ein Dialogfenster, über das Sie die gewünschte PDF-Datei auswählen und als Dokument hinterlegen können.
	Hierüber können Sie die hinterlegten Dokumente öffnen und ansehen. Dafür wird auf dem PC das eingestellte Standardprogramm zur Ansicht von PDF-Dokumenten verwendet.
Dokumenten-Typ	Wählen Sie aus, um was für eine Art Dokument es sich handelt (z. B. Führerschein, Zeugnis).
Dokumentbeschreibung	Beschreiben Sie das Dokument kurz.
Dateiname	Zeigt den Dateinamen der hinterlegten Dokumenten-Datei an. Ein Doppelklick öffnet den Dateiauswahldialog.
Fälligkeit	Legen Sie fest, bis wann das entsprechende Dokument vom Mitarbeiter eingereicht werden muss bzw. soll.
Freigabe	Ist dieses Kästchen aktiviert (), können Führungskräfte auf das gespeicherte Dokument zugreifen. Achtung: Deaktivieren Sie das Kästchen, können ausschließlich die Rollen Administrator und Personalabteilung auf dieses Dokument zugreifen. Beachten Sie, dass Sie in diesem Fall die Rechte verlieren könnten.

Das Kontextmenü auf einer Zeile erlaubt das Öffnen, Kategorie-Verschieben, Wiederherstellen, Zuweisen sowie Löschen.

Dokument öffnen	Öffnet das Dokument und zeigt es auf dem PC mit dem zugehörigen Programm an.
Dokument verschieben	Über einen Dialog kann das Dokument in eine andere Kategorie verschoben werden: Wird die Kategorie Maßnahme oder Gespräch gewählt, ist in einem Folgedialog das bereits vorhandene Element (Maßnahme oder Gespräch) auszuwählen.
Dokument wiederherstellen	Stellt nicht mehr aufgeführte Dokumente aus dem Archiv wieder her und ordnet allen Dokumenten die Kategorie Mitarbeiter zu.
Alle Dokumente zuweisen	Erlaubt das Verschieben (inkl. Archiv) aller Dokumente der Kategorie Mitarbeiter zu einer anderen Person. Die Person ist im Folgedialog auszuwählen:
Löschen	Sofern das Dokument gelöscht werden soll, wird der Eintrag in der Datenbank gelöscht. Ein Löschen des Dokuments im Archiv erfolgt nicht.