Register "Allgemein"

Die Voreinstellungen des Registers "Allgemein" sind die folgenden:

Archiv-Ordner

Sofern der Pfad bekannt ist, kann in dem Texteingabefeld der Verzeichnispfad direkt eingegeben werden.

Durch Klick auf (siehe folgendes Bild) kann der Archiv-Ordner über einen Verzeichnisauswahldialog festgelegt werden.

Wird kein Pfad für den Archiv-Ordner angegeben/ausgewählt, werden die Dokumente auf dem PC des Benutzers im Hauptverzeichnis oder im Quellverzeichnis des Programms Q-Matrix™ abgelegt.

Die Struktur des Archiv-Verzeichnisses wird wie folgt aufgebaut: <PersonalNr>_<Nachname><Vorname> \ <MaßnahmeninhaltsID>_<Schulungsthema>

Hinweis:

Der festgelegte/eingestellte Pfad sollte für alle Benutzer in den Rollen Administrator, HR und Führungskräfte erreichbar sein.

Ist das Verzeichnis für einen Benutzer dieser Rollen nicht erreichbar, können die Dokumente nicht eingesehen und/oder gespeichert werden.

Tage (Erinnerung)

Ein numerischer Wert (0 bis N) ist hier einzutragen.

Dieser Wert (Standard: 30) wird verwendet, um den Benutzer beim Programmstart darauf hinzuweisen, dass in den kommenden 30 Tagen von heute an Dokumente fällig werden.

Tage (ablaufende Gültigkeiten)

Ein numerischer Wert (0 bis N) ist hier einzutragen.

Dieser Wert (Standard: 60) wird verwendet, um den Benutzer beim Programmstart darauf hinzuweisen, dass in den kommenden 60 Tagen von heute an gesetzliche Maßnahmen ab-/auslaufen werden.

Sofern keine weiteren Mitarbeiter diese gesetzlichen Maßnahmen erfüllen, kann dies zu einem Risiko für Ihr Unternehmen/Ihre Organisation führen.

Neues Gespräch

Dieser numerische Wert (Standard: 12) legt fest, wann ein erneutes Gespräch eingestellt wird.

Mitarbeiter-Details Registerkarten

Sofern die Benutzer in den Rollen Führungskräfte nicht alle Informationen in den Mitarbeiterdetails einsehen sollen (Register), können die erweiterten Registerinformationen hier abgewählt werden (Standard: ausgewählt).

Die erweiterten Registerinformationen sind:

• Dokumente
• Beauftragungen
• Auswertung
• Personaldaten + Zusatzkenntnisse

Die Register Maßnahmen, Gesprächsübersicht, Ziele, Dokumente sowie Auswertung werden außerdem über die erworbene Lizenz gesteuert.

Microsoft Word

An verschiedenen Stellen im Programm wird eine Auswertung "gespeichert" oder "gedruckt".

Immer dann, wenn kein Druckersymbol für diese Aktion ersichtlich ist, wird im Hintergrund ein Datenexport durchgeführt.

In Verbindung mit der Einstellung in den Dokument-Vorlagen kann der Benutzer das Ergebnis im speziellen Viewer oder in Microsoft Office ansehen.

An dieser Stelle bezieht sich die Einstellung auf das Verwenden von Microsoft Word innerhalb der Schulungsplanung.

Wird hier die Option gewählt (Standard: ausgewählt/Häkchen gesetzt), werden Word-Dokumente aus den Serienbriefen erzeugt, d.h. basierend auf den Dokument-Vorlagen wird ein Dokument für alle Teilnehmer erstellt.

Wird diese Option nicht gewählt, wird das Word-Dokument als Serienbrief mit den Teilnehmerdaten geöffnet, d.h. in Microsoft Word kann der nächste Schritt/die nächste Aktion für die Serienbriefe durch Sie bestimmt werden.

So kann beispielsweise auch der Serienbrief als E-Mail über Microsoft Word versendet werden.

Benutzer-Informationen

Wird diese Option gewählt (Standard: ausgewählt), wird für die Benutzer in den Rollen Führungskräfte eine Benutzer-Information nach der Anmeldung angezeigt.

Für die Benutzer in den Rollen Administrator und HR werden die Benutzer-Informationen immer angezeigt.

Diese Benutzer-Information zeigt die ablaufenden Gültigkeiten, neue Schulungsangebote und durchzuführende/ausstehende Wirksamkeitskontrollen, die in den nächsten Tagen fällig werden oder bereits überfällig sind.

Dabei werden die Einstellungen aus Punkt 2 und Punkt 3 berücksichtigt.

Maßnahmen-Start/Ende

Die hier vorgenommenen Einstellungen werden in der Schulungsplanung als Standard-Uhrzeiten für den Start und das Ende einer Maßnahme verwendet.

Die Einstellung erfolgt über das direkte Eingeben der Zahlen mit Doppelpunkt als Trennzeichen oder über die Symbole (▲▼) zum Erhöhen bzw. Reduzieren der markierten Zahlen.

Es können Uhrzeiten von 00:00 bis 23:59 eingestellt werden.

Ist die Start-Uhrzeit größer als die Ende-Uhrzeit, werden Maßnahmen auf den Folgetag bis zur Ende-Uhrzeit eingestellt.

Hinweis:

Wird eine Uhrzeit von 00:00 für Start und Ende eingestellt, werden bei Maßnahmenverschiebungen alle Teilnehmer auf die Warteliste gesetzt/verschoben.

Standard-Sprache

Die Lizenz wird immer mit einer Spracheinstellung erworben.

Normalerweise wird Ihre Muttersprache hinterlegt, und sofern diese derzeit nicht unterstützt wird, wird Englisch eingestellt.

Darüber hinaus können Sie die Sprache für den Programmstart an dieser Stelle festlegen.

Standard ist Q-Matrix™, also unsere bevorzugten und verwendeten Begrifflichkeiten innerhalb der Q-Matrix™.

Sobald die Anmeldung erfolgt ist, wird die Spracheinstellung des Benutzers verwendet.

Folgende Sprachen stehen Ihnen derzeit für die Benutzeroberfläche zur Verfügung:

• Q-Matrix™ = Standardsprache vom Hersteller
• CUSTOM = initial Q-Matrix™ und dient zur Anpassung an Ihre Begrifflichkeiten für die Benutzeroberfläche
• EN = Englisch
• FR = Französisch
• ES = Spanisch
• PL = Polnisch
• PT = Portugiesisch
• IT = Italienisch

Logo-Auswahl

Sofern der Name und Pfad für das Logo bekannt sind, kann in dem Texteingabefeld alles direkt eingegeben werden.

Durch Klick auf (siehe folgendes Bild) kann das Logo über einen Auswahldialog festgelegt werden.

Der Filter (*.png oder *.jpg; *.jpeg) für die Grafik erlaubt die Sicht auf die unterstützten Grafikformate.

Die Einstellung ist entsprechend zu ändern, wenn die gewünschte Grafik ein anderes Format besitzt.

Grafische Darstellung des eingestellten Logos

Das unter Punkt 10 eingestellte Bild wird hier skaliert angezeigt.

Unterhalb des Bildes wird die Originalgröße des Bildes in Klammern (Pixel) angezeigt.

Anzeige Schulungsplanung

Je nach getroffener Auswahl werden neue Einträge im Maßnahmenkalender mit dem Thema oder der Kennung erzeugt.

Anzeige Schulungskatalog

Je nach getroffener Auswahl wird die Auswahl für Maßnahmen mit Terminen oder der Maßnahmenkatalogliste angezeigt.

Anzeige Personalnummer

Definiert, wie viele Zeichen in den Spalten Personalnummer angezeigt und dargestellt werden.

Die Standardeinstellung ist die maximale Länge der Personalnummer (20 Zeichen).

Weiterhin wird diese Einstellung verwendet, um für neue Personen (Mitarbeiter, Externe oder Bewerber) die nächste freie Personalnummer zu erzeugen.

Beispiele:

• 20 ► B0000000000000000001
• 6 ► B00001

Kennungen für Bewerber/Externe

Die hier eingestellten Zeichen (maximal 3) werden den von der Q-Matrix™ generierten Personalnummern für Bewerber oder Externe vorangestellt.

Beispiele:

• Bewerber
  • B0000000000000000001
  • B0000000000000000002
• Externe
  • EX000000000000000001
  • EX000000000000000002

Überfälliger Bewerberzeitraum

Die hier eingestellten Tage werden verwendet, um für den Personenkreis der Bewerberverwaltung eine Übersicht für überfällige Bewerbungen zu erzeugen.

Dafür wird in der Benutzer-Information ein weiterer Reiter mit Bewerbern eingeblendet.

Wasserzeichen

Wird diese Funktion aktiviert, werden alle PDF-Dokumente mit einem Wasserzeichen erzeugt.

Das Textfeld ist ein Freitextfeld und dient zur Eingabe des Wasserzeichens (z.B. KOPIE).

Soll-/Ist-Anzeige

Ist standardmäßig aktiviert und bewirkt eine Standardanzeige in der Auswertung mit Soll-/Ist-Vergleich.

Ist der Ist-Wert kleiner als der Soll-Wert, ist der Hintergrund ROT.

Ist der Ist-Wert größer oder gleich dem Soll-Wert, ist der Hintergrund GRÜN.

Schulungskategorie

Legt fest, wie viele Zeichen standardmäßig für die Schulungskategorieauswertungen/-berechnungen in Listen und Auswertungen verwendet werden sollen.

Der Standard ist 1 und sollte nur in sehr seltenen Fällen geändert werden müssen.